怎么设置WhatsApp自动回复？

要设置WhatsApp自动回复，可以使用“WhatsApp Business”版本中的自动回复功能。在“设置”中，选择“企业设置”>“消息”>“离开消息”或“欢迎消息”，然后启用并编辑自动回复内容。设置好后，当你不在线或无法接收消息时，WhatsApp会自动回复预设的消息内容。

启用WhatsApp自动回复功能

进入WhatsApp Business应用设置

• 打开WhatsApp Business应用并点击右上角的三点菜单。
• 在菜单中选择“设置”选项，进入应用的设置界面。
• 点击“企业设置”，进入企业相关设置。

选择“企业设置”中的“消息”选项

• 在“企业设置”中，找到“消息”选项并点击进入。
• 这里可以配置“离开消息”和“欢迎消息”，用于自动回复不同情况的客户。
• 根据需要选择启用“离开消息”或“欢迎消息”功能，以便根据不同的时间段发送自动回复。

激活“离开消息”或“欢迎消息”功能

• “离开消息”：当你不在办公室或无法即时回复时，可以设置“离开消息”。该消息会在你设定的时间段内自动发送，告知客户你暂时无法回复。
  • 设置回复时间段和内容。
  • 提供备用联系方式或告知客户回复时间。
  • 可以根据工作时间安排启用该功能。
• “欢迎消息”：当新客户首次联系时，系统会自动发送一条欢迎消息。你可以在消息中感谢客户并告知相关服务信息。
  • 设置欢迎消息的内容。
  • 选择是否只对新联系人启用。
  • 自定义欢迎信息以便更好地介绍你的品牌和服务。

编辑自动回复消息

定义自动回复的消息内容

• 明确回复目标：根据自动回复的类型（如“离开消息”或“欢迎消息”）确定消息内容，确保信息简洁、清晰。例如，对于“离开消息”，可以告知客户回复的预计时间，或者提供其他联系方式；而“欢迎消息”则可以用来感谢客户的联系，并简要介绍公司的服务或产品。
• 自定义消息语言：根据客户群体，选择合适的语言和语气，避免生硬的自动回复，让客户感受到企业的专业与诚意。
• 信息更新：确保自动回复内容及时更新，尤其是在节假日或特殊活动期间，根据需要调整自动回复的时间和内容，以满足客户的需求。

根据需要设置消息的发送时间

• 选择发送的时间段：通过设置“离开消息”或“欢迎消息”的发送时间段，可以灵活调整自动回复的适用时间。比如在非工作时间启用“离开消息”，工作时间内启用“欢迎消息”。
• 启用定时发送功能：WhatsApp允许设置具体的开始和结束时间，确保自动回复消息只在设定的时间段内发送。比如设置工作日的晚上6点至第二天早晨9点启用“离开消息”，白天则发送“欢迎消息”。
• 预设假期模式：如果企业放假或休息，可以提前设置“离开消息”自动回复，告知客户假期安排，避免客户产生误解。

选择接收自动回复的时间段

• 根据客户需求调整时段：例如，如果大多数客户位于不同的时区，可以通过设置不同的自动回复时段，确保不同地区的客户在合适的时间内收到自动消息。
• 定期审查时段设置：随着业务的发展，工作时间和客户互动时间可能会发生变化。定期检查和调整自动回复的时间段，确保其始终符合企业的工作安排和客户的期望。
• 启用特殊时段的自动回复：如企业参加某些活动或假期时，可以手动调整特定的时段，激活相应的自动回复，确保客户能够获得及时的信息更新。

选择自动回复的接收对象

为所有联系人数自动回复

• 统一响应策略：启用自动回复后，您可以选择向所有联系人的消息发送自动回复。这适用于任何情况下无法立即响应消息的场景，确保客户或联系人不感到被忽视。
• 增强客户体验：为所有联系人启用自动回复能确保每位客户或联系人都在第一时间获得反馈，尤其是当您无法回复时，自动回复能提供重要的信息，如回复的预计时间或其他相关信息。
• 简化管理流程：当您有大量的客户或联系人时，为所有联系人启用统一的自动回复消息能避免遗漏任何人，并提升工作的效率和专业性。

设置自动回复仅适用于部分联系人

• 分组设置：如果您的联系人分为不同的群组或类别，您可以根据这些分组设置自动回复。比如，您可以对VIP客户或合作伙伴设置不同的自动回复内容，以展示个性化的关注。
• 筛选重要联系人：仅对特定的联系人或群组启用自动回复，能确保那些需要优先回应的联系人得到及时反馈。例如，您可以针对常规客户和潜在客户设置不同的自动回复消息。
• 灵活调整优先级：通过设置部分联系人接收自动回复，可以更好地管理信息流，避免所有联系人都被统一消息覆盖。这样可以在不影响重要客户的情况下，灵活管理信息的响应优先级。

定义自动回复的例外情况

• 排除特定联系人：有时候，您可能不希望对某些联系人启用自动回复。例如，某些特别的重要联系人或长期合作伙伴，他们可能希望通过直接对话得到更及时的回应。您可以通过排除这些联系人，确保他们不会收到自动回复。
• 特殊时段的例外：在某些特殊时段或情况下，您可能不希望启用自动回复。比如，节假日或重大事件期间，您可以设置例外，让自动回复消息不会发送，或在紧急情况下禁用该功能。
• 定制个性化回复：您可以通过设置某些关键字或条件，定制自动回复的内容。对于不同的业务需求，可以根据来电来信息内容，设定不同的自动回复策略。

定义常用回复短语

保存常见问题的简短回复

• 提高工作效率：通过保存常见问题的简短回复，您可以快速应对重复性问题，避免每次都需要重新打字。例如，常见的询问内容如“工作时间”、 “产品价格”等，都可以设置固定回复短语。
• 减少错误率：将常用回复设为预设短语，可以有效避免由于重复输入导致的拼写错误或信息传达不准确，确保沟通的质量。
• 快速响应客户需求：对于客户提问的常见问题，您可以在WhatsApp中保存短语并快速发送，保证在最短时间内为客户提供准确答案，提升客户满意度。

使用快捷键快速插入预设消息

• 加速回复流程：使用快捷键插入预设消息可以大大减少打字时间，尤其适用于忙碌的工作环境或客服场景。通过短语快捷键，您无需每次都输入长句，直接选择预设的快速回复即可。
• 简化工作操作：在手机界面上，WhatsApp的快捷回复功能可以通过自定义设置，快速插入预设的常用信息，让您的操作更加简单高效。
• 确保信息一致性：使用快捷键插入预设消息，可以避免因为手动输入导致的语气不一致或信息表述不清的问题，使与客户的每次沟通都保持一致性和专业性。

提高回应效率和用户体验

• 提升沟通速度：在需要快速响应的情况下，使用常用回复短语和快捷键能显著提高反应速度，尤其在处理大量消息时，可以在短时间内回复更多内容。
• 增强客户互动体验：通过预设快速回复，您能更及时地回应客户需求，使客户感觉到您的高效与专业，从而提升客户的信任度与满意度。
• 个性化设置：尽管是预设消息，您仍然可以根据客户的不同需求适当调整消息内容，确保每次回复都符合对方的实际需求，从而提供更具人性化的服务。